Depuis quelques années, Covivio cherche à insuffler davantage de transversalité et d’échanges entre les trois pays qui composent le groupe. Pour ce faire, les équipes Communication françaises, allemandes et italiennes souhaitent aller vers davantage d’homogénéité et de cohérence dans les pratiques digitales et les communications.
Malheureusement, ces efforts sont freinés par une différence de niveau d’appropriation des outils O365. Ceux-ci sont sous-exploités par les collaborateurs, notamment dans les usages de Yammer et Teams. En parallèle, la coexistence de trois intranets cloisonnés, exploités à travers trois outils différents, empêche une communication globale.
Covivio choisit alors de proposer une plateforme composée de trois sites - soit trois versions locales de la même DW - basées sur une structure identique.
- Booster l’utilisation des outils Microsoft O365. Mettre en avant et centraliser l’accès aux outils Microsoft, sous-exploités par les collaborateurs.
- Renforcer “l'Européanisation” de la communication interne. En proposant une interface plus homogène et en articulant des actualités corporate européennes aux actualités locales.
- Décentraliser la communication et responsabiliser les métiers. En proposant une interface “user friendly” qui permettra aux contributeurs métier d’ajouter et de mettre à jour du contenu de façon plus autonome.
- Faciliter la gestion et l’accès à la documentation. Rendre la recherche et l’accès aux centaines de documents disponibles plus intuitive.
Après un appel d’offre, Covivio choisit LumApps pour sa capacité à intégrer les outils Office 365 et à faciliter la gestion autonome des contenus par les différents pays et leurs contributeurs locaux.
Le cabinet de conseil Wedocom accompagne ensuite le Groupe de l’étude terrain au lancement, en passant par le maquettage et le design de l’intégralité de la plateforme. Le principal challenge ? Écouter et prendre en compte les demandes des différentes parties prenantes (équipes communication, RH, IT, etc.)... de chacun des pays. Une série d’ateliers est alors réalisée pour construire une coque commune qui permettra de répondre à la majorité des besoins, tout en laissant l’opportunité aux équipes locales d’intégrer leurs spécificités par la suite.
“Covivio a engagé une démarche d’harmonisation de ses outils de communication interne à l’échelle européenne. Dans ce contexte, le fait de pouvoir disposer d’un outil convivial, partagé et proposant une même expérience à l’ensemble des équipes du groupe était essentiel. D’où le choix de la solution LumApps.”
Une page “Bibliothèque” organise et facilite l’accès à la documentation des principaux départements de l’entreprise : Juridique, DSI, Développement Durable, etc.
La création et la mise à jour régulière d’une FAQ dédiée aux questions des collaborateurs sur la situation permet de faciliter l’accès aux informations officielles, tout en soulageant le quotidien.
Pour faciliter les échanges, les collaborateurs ont accès à un annuaire par pays, précisant les postes et les coordonnées de chaque collaborateur Covivio.
Pour plus de cohérence, les trois DW se basent sur une coque commune que chaque pays a pu ajuster en fonction de ses propres besoins.
"Le challenge de demain sera l’appropriation de la plateforme par le collaborateur. Valoriser le capital humain et rendre l’expérience employé plus simple (avec les outils 365), plus fluide et plus agréable dans la collaboration au quotidien à travers l’Europe."
